يتكون الهيكل التنظيمى للوحدة من
- المدير التنفيذى للوحدة.
- المسئول المالى.
- مسئول المعلومات والمتابعة.
- مسئول التوريدات.
- السكرتارية (للشئون الداخلية والشئون الخارجية).
- مسئولة الأرشيف.
1- مهام المدير التنفيذى للوحدة
- وضع إستراتيجية لتطوير منظومة التعليم بالجامعة.
- العمل على إنشاء نظام تعليمى ذو جودة عالية.
- متابعة خطط التطوير بالجامعة.
- الإشراف على ومراجعة المشروعات المقبولة (مالياً وفنياً) والخاصة
بجامعة الإسكندرية من جهات التمويل المختلفة.
- الإشراف المالى والفنى على الوحدات الفرعية.
- العمل غلى إيجاد مصادر تمويل لمشاريع التطوير على مستوى الجامعة.
2- مهام المسئول المالى
- متابعة المبالغ المخصصة لكل بند من بنود الإنفاق للمشاريع.
- متابعة إجراءات الصرف طبقاً للإجراءات القانونية والقواعد الملزمة.
- متابعة جهات التمويل طبقاً للإتفاقيات المبرمة.
- إعداد الموازنات والتقارير المالية المطلوبة وتقديمها للجهات المسئولة في توقيتاتها.
- إمساك السجلات المحاسبية والإحتفاظ بالبيانات المالية عن القروض وتحديثها وتنفيذ اللوائح والتعليمات الخاصة بهذه الأعمال.
- تقديم الإقتراحات والتوصيات التي تؤدي إلي طرق أفضل في النظم المالية.
- تنفيذ أي مطالب أخري يحددها له مدير الوحدة.
3- مهام مسئول المعلومات والمتابعة
- إجراء الدراسات الإحصائية الخاصة بمشاكل المشروعات.
- جمع البيانات والمعلومات الإحصائية التي يتطلب الأمر وجودها في مكتب المدير التنفيذي، وذلك بالتعاون مع الجهات المختصة ودراستها وتحليلها.
- متابعة تنفيذ البرامج المتعلقة بتكنولوجيا الإتصالات والمعلومات وميكنة الوحدة.
- الإشراف علي إنشاء قواعد البيانات اللازمة لمشروعات التطوير.
- إمداد الجهات المستفيدة بكافة البيانات المتعلقة بتنفيذ المشروعات.
- الإشراف علي إنشاء شبكة إتصالات بين الجهات التنفيذية والمستفيدة من برنامج التطوير.
- التحديث المستمر لمواقع مشروعات التطوير علي شبكة الإنترنت.
- تنفيذ أى مطالب أخري يحددها له مدير الوحدة.
4- مهام مسئول المشتريات
- إعداد قوائم المعدات المطلوبة لتنفيذ المشاريع علي الحاسب الآلي مع تكويدها.
- إستكمال مواصفات المعدات المطلوبة.
- إعداد وثائق المناقصات.
- تقييم العروض المقدمة وإعداد العقود وفقاً للقواعد المنظمة لذلك.
- متابعة تنفيذ العقود المبرمة.
- استقبال المعدات الواردة والتخليص عليها وتخزينها واختبارها.
- نقل المعدات الواردة للكليات وتركيبها وتشغيلها.
- المعاونة في تخطيط التدريب علي المعدات الواردة.
- تنفيذ أى مطالب أخري يحددها له مدير الوحدة.
5- مهام السكرتارية
- سكرتارية الشئون الداخلية
- إستقبال / إرسال المكاتبات سواء بالبريد أو البريد الإلكترونى أو بالفاكس.
- تسجيل البريد الصادر والوارد.
- تنظيم المواعيد والمقابلات.
- تسجيل سجلات الحضور والإنصراف.
- التصديق بختم الوحدةعلى إمضاء السيد أ.د. مدير الوحدة.
- تنفيذ أى مهام يكلفها بها السيد أ.د. مدير الوحدة.
- سكرتارية الشئون الخارجية
- إنجاز متطلبات الوحدة من الجامعة (طلبات شراء، فواتير، أعمال مصلحية..... إلخ).
- حضور أى مقابلات أو ورش عمل خارجية كمساعد للسيد أ.د. مدير الوحدة.
- السفريات الخاصة بالأعمال المتعلقة بالوحدة المركزية بالقاهرة لإنجاز متطلبات المشاريع المختلفة وإداريات الوحدة.
- التنسيق مع الوحدات الفرعية الأخرى لإنجاز الأعمال المشتركة.
- التنسيق مع مكتب أ.د. رئيس الجامعة والسادة النواب لإنجاز الإداريات الخاصة بالمشاريع.
- تنفيذ أى مهام يكلفه بها السيد أ.د. مدير الوحدة.
6- مهام مسئول الأرشيف
- تجهيز وترتيب ملف خاص لكل مشروع من المشروعات التى تشرف عليها الوحدة.
- وضع كافة المستندات التى تخص كل مشروع فى الملف الخاص بها.
- المساعدة فى إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالوحدة من خلال إدخال المعلومات الخاصة بكل مشروع على الحاسب.
- فهرسة ملفات المشاريع بطريقة تسهل الوصول إليها.
- تقديم الإقتراحات والتوصيات التى تؤدى إلى طرق أفضل فى تنظيم الأرشيف.
- تنفيذ أى مطالب أخرى يحددها له مدير الوحدة.
|
